Optymalizacja procesów, przeprowadzanych w firmie, jest celem każdego przedsiębiorcy. A jedną z tych najbardziej palących kwestii, którą warto zoptymalizować i usprawnić, jest zarządzanie dokumentami – w celu ich bezpieczeństwa i łatwego dostępu do każdej umowy czy faktury. Aby było to możliwe, warto skorzystać z usług outsourcingowych, świadczonych przez zewnętrzne firmy. Sprawdźmy, jakie usługi świadczą i w jaki sposób odpowiednie zarządzanie dokumentami, pomoże Twojej firmie.
Zarządzanie dokumentami, czyli profesjonalne usługi outsourcingowe
Zewnętrzne firmy, oferujące kompleksowe zarządzanie dokumentami, świadczą usługi szyte na miarę przedsiębiorców – otrzymasz więc takie rozwiązanie, jakiego potrzebujesz. Podstawowe działania z tego zakresu, dotyczą oczywiście archiwizowania i przechowywania dokumentów. Każda firma musi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat – nie zawsze jest to jednak możliwe, ze względu na możliwości finansowe czy logistyczne przedsiębiorstwa. Specjalistyczna firma zapewni archiwizację dokumentów papierowych oraz ich przechowywanie w odpowiednich, w pełni bezpiecznych warunkach. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się o to, że jakiekolwiek firmowe dane trafią w niepowołane ręce.
Innym rozwiązaniem, z którego warto skorzystać, jest skanowanie dokumentów, które jest niezbędne do tego, aby wprowadzić w firmie elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki temu wszystkie archiwalne oraz bieżące dokumenty firmowe trafią do systemu komputerowego, gdzie dostęp do nich oraz zarządzanie nimi będą o wiele prostsze. To z kolei sprawi, że działania Twoje i Twoich pracowników, będą znacznie usprawnione. Ponadto oszczędzasz czas i pieniądze, ponieważ zostajesz odciążony od żmudnych, czasochłonnych prac, a także nie musisz kupować specjalistycznego sprzętu, którym dysponują zewnętrzni specjaliści.
W celu ochrony danych, konieczne jest niekiedy niszczenie dokumentów – tutaj również możesz liczyć na kompleksowe, profesjonalne usługi. Dzięki nowoczesnym, wysokowydajnym niszczarkom, wszelkie dane zostaną bezpowrotnie zniszczone, a Ty nie będziesz obawiać się tego, że trafia w niepowołane ręce. Specjalistyczna firma zapewni Ci również inne usługi, takie jak obsługa firmowej korespondencji, rejestracja danych czy outsourcing kadrowo-płacowy – możliwości, jakie zyskujesz, są więc bardzo duże.
Dlaczego warto postawić na specjalistyczne zarządzanie dokumentami?
- Profesjonalne zarządzanie dokumentami przez zewnętrzną firmę, pozwoli Ci zaoszczędzić bardzo dużo czasu i pieniędzy, a także umożliwi skupienie się na podstawowej działalności firmy.
- Specjaliści korzystają z najnowocześniejszych urządzeń oraz technologii (np. INDO oraz WebCon BPM), co pozwoli wdrażać rozwiązania szybko i skutecznie.
- Możesz skorzystać z jednej usługi albo kilku jednocześnie, zapewniając sobie jednorazową lub długofalową obsługę swojego biznesu.
- Zyskujesz pełne bezpieczeństwo swoich dokumentów i danych, dzięki czemu nie musisz obawiać się kradzieży informacji czy niedopełnienia obowiązków, związanych z gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów.
- Zyskujesz pełne wsparcie i doradztwo specjalistów, dla których zarządzanie danymi jest podstawową działalnością – w ten sposób masz pewność, że wszelkie procedury, przeprowadzane są w Twoim przedsiębiorstwie prawidłowo i zgodnie z prawem.
- Rozwijasz swoje przedsiębiorstwo, korzystając np. z najlepszych systemów elektronicznego obiegu dokumentów.
