Czy warto skorzystać z zewnętrznych usług zarządzania dokumentami?

Optymalizacja procesów, przeprowadzanych w firmie, jest celem każdego przedsiębiorcy. A jedną z tych najbardziej palących kwestii, którą warto zoptymalizować i usprawnić, jest zarządzanie dokumentami w celu ich bezpieczeństwa i łatwego dostępu do każdej umowy czy faktury. Aby było to możliwe, warto skorzystać z usług outsourcingowych, świadczonych przez zewnętrzne firmy. Sprawdźmy, jakie usługi świadczą i w jaki sposób odpowiednie zarządzanie dokumentami, pomoże Twojej firmie.

Zarządzanie dokumentami, czyli profesjonalne usługi outsourcingowe

Zewnętrzne firmy, oferujące kompleksowe zarządzanie dokumentami, świadczą usługi szyte na miarę przedsiębiorców otrzymasz więc takie rozwiązanie, jakiego potrzebujesz. Podstawowe działania z tego zakresu, dotyczą oczywiście archiwizowania i przechowywania dokumentów. Każda firma musi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat nie zawsze jest to jednak możliwe, ze względu na możliwości finansowe czy logistyczne przedsiębiorstwa. Specjalistyczna firma zapewni archiwizację dokumentów papierowych oraz ich przechowywanie w odpowiednich, w pełni bezpiecznych warunkach. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się o to, że jakiekolwiek firmowe dane trafią w niepowołane ręce.

Innym rozwiązaniem, z którego warto skorzystać, jest skanowanie dokumentów, które jest niezbędne do tego, aby wprowadzić w firmie elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki temu wszystkie archiwalne oraz bieżące dokumenty firmowe trafią do systemu komputerowego, gdzie dostęp do nich oraz zarządzanie nimi będą o wiele prostsze. To z kolei sprawi, że działania Twoje i Twoich pracowników, będą znacznie usprawnione. Ponadto oszczędzasz czas i pieniądze, ponieważ zostajesz odciążony od żmudnych, czasochłonnych prac, a także nie musisz kupować specjalistycznego sprzętu, którym dysponują zewnętrzni specjaliści.

W celu ochrony danych, konieczne jest niekiedy niszczenie dokumentów tutaj również możesz liczyć na kompleksowe, profesjonalne usługi. Dzięki nowoczesnym, wysokowydajnym niszczarkom, wszelkie dane zostaną bezpowrotnie zniszczone, a Ty nie będziesz obawiać się tego, że trafia w niepowołane ręce. Specjalistyczna firma zapewni Ci również inne usługi, takie jak obsługa firmowej korespondencji, rejestracja danych czy outsourcing kadrowo-płacowy możliwości, jakie zyskujesz, są więc bardzo duże.

Dlaczego warto postawić na specjalistyczne zarządzanie dokumentami?

• Profesjonalne zarządzanie dokumentami przez zewnętrzną firmę, pozwoli Ci zaoszczędzić bardzo dużo czasu i pieniędzy, a także umożliwi skupienie się na podstawowej działalności firmy.
• Specjaliści korzystają z najnowocześniejszych urządzeń oraz technologii (np. INDO oraz WebCon BPM), co pozwoli wdrażać rozwiązania szybko i skutecznie.
• Możesz skorzystać z jednej usługi albo kilku jednocześnie, zapewniając sobie jednorazową lub długofalową obsługę swojego biznesu.
• Zyskujesz pełne bezpieczeństwo swoich dokumentów i danych, dzięki czemu nie musisz obawiać się kradzieży informacji czy niedopełnienia obowiązków, związanych z gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów.
• Zyskujesz pełne wsparcie i doradztwo specjalistów, dla których zarządzanie danymi jest podstawową działalnością w ten sposób masz pewność, że wszelkie procedury, przeprowadzane są w Twoim przedsiębiorstwie prawidłowo i zgodnie z prawem.
• Rozwijasz swoje przedsiębiorstwo, korzystając np. z najlepszych systemów elektronicznego obiegu dokumentów.