Dzierżawa drukarki to dziś rozwiązanie, które cieszy się coraz większą popularnością. Wpływ na to mają rosnące koszty prowadzenia firmy, niepewność rynkowa i błyskawiczny rozwój technologii. Wynajem pozwala zoptymalizować wydatki, oczywiście pod warunkiem, że dokonasz trafnego wyboru sprzętu. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, żeby zapewnić sobie niezawodność i komfort pracy.
Po pierwsze określ swoje potrzeby
Zanim zdecydujesz się na konkretny model, zastanów się, czego naprawdę potrzebujesz od dzierżawy drukarek. Kraków, Poznań, Szczecin – niezależnie od lokalizacji, opcji na rynku dostępnych jest cała masa. Inaczej powinien wyglądać wybór drukarki dla dużej kancelarii prawnej, która codziennie produkuje setki stron dokumentów, a inaczej dla małej agencji marketingowej, która drukuje głównie kolorowe prezentacje raz na jakiś czas.
Zadaj sobie pytania:
- Ile stron drukuję miesięcznie i w jakim formacie?
- Czy potrzebuję kolorowego druku, czy wystarczy czarno-biały?
- Ilu użytkowników będzie obsługiwało urządzenie?
- Czy zależy mi na funkcjach dodatkowych – skanowaniu, kopiowaniu, faksie?
- Czy drukarka musi obsługiwać sieć Wi-Fi, druk mobilny, czy integrację z chmurą?
Odpowiedzi na te pytania pomogą zawęzić wybór i uniknąć przepłacania za funkcje, których nigdy nie wykorzystasz.
Drukarka do dzierżawy – na co zwrócić uwagę?
Gdy już wiesz, czego potrzebujesz, pora spojrzeć na cechy, które powinny wyróżniać drukarki idealne do dzierżawy:
- niezawodność i wydajność – w dzierżawie chodzi o spokój. Właśnie dlatego drukarka, którą wybierzesz, musi być solidna i odporna na intensywną eksploatację. Urządzenia zaprojektowane z myślą o biznesie zazwyczaj mają dłuższe cykle życia, mniej awarii i wyższe limity miesięcznego wydruku;
- łatwość serwisowania i dostępność wsparcia – jedną z największych zalet dzierżawy jest to, że serwis i wsparcie techniczne są często wliczone w miesięczną opłatę. Upewnij się, że dostawca zapewnia szybki czas reakcji, części zamienne i regularne przeglądy. To szczególnie ważne, jeśli prowadzisz firmę w dużym mieście – w przypadku dzierżawy drukarek w Warszawie sprawna logistyka i lokalna obecność partnera mogą znacząco wpłynąć na jakość usług. Pomocą mogą okazać się także dodatkowe oprogramowanie (np. aplikacja eKONTAKT);
- elastyczność umowy – dobra umowa dzierżawy daje ci możliwość dostosowania warunków do zmieniających się potrzeb. Może się okazać, że za kilka miesięcy potrzebujesz mocniejszego sprzętu lub większej liczby urządzeń. Upewnij się, że taka zmiana jest możliwa bez wysokich kar i skomplikowanych procedur;
- koszty eksploatacji – cena miesięcznej raty to jedno, ale równie ważne są koszty eksploatacji: tonery, tusze, papier. Również materiały eksploatacyjne obejmuje dzierżawa drukarek z oferty Biuro Innowacje. Dzięki temu nie ma miejsca na nieprzyjemne niespodzianki;
- bezpieczeństwo danych – coraz więcej danych firmowych krąży w formie elektronicznej. Drukarka podłączona do firmowej sieci to potencjalne „wrota” dla cyberataków. Sprawdź, czy urządzenie, które dzierżawisz, oferuje funkcje takie jak szyfrowanie danych, autoryzacja użytkownika czy bezpieczne usuwanie dokumentów z pamięci.
Dzierżawa drukarek – nie tylko dla dużych firm
Choć wiele osób kojarzy wynajem sprzętu z korporacjami, prawda jest taka, że dzierżawa drukarek to rozwiązanie dostępne również dla małych i średnich firm. Często korzystają z niego nawet freelancerzy! Miesięczne koszty są przewidywalne, nie trzeba inwestować w zakup sprzętu, a w razie potrzeby można go wymienić na nowszy.
Dodatkowo jest to rozwiązanie przyjazne środowisku – nie musisz pozbywać się starego sprzętu, bo dostawca często zajmuje się jego odbiorem i recyklingiem.
