Organizacja wideokonferencji nie jest niczym prostym, wymaga to od nas solidnego przygotowania pod kątem merytorycznym oraz technologiczny. W związku z tym, musimy zaopatrzyć się w odpowiedni sprzęt, gdyż sama kamera nigdy nie będzie w stanie zapewnić należytych warunków.
Rozwój technologii przyniósł nam idealną formą komunikacji nie tylko dla wszelkich firm, ale także dla prywatnych użytkowników. Jako, że praca w trybie zdalnym zaczęła być praktykowana niesamowicie często, przedsiębiorstwa muszą dopilnować tego, aby wszyscy pracownicy bez względu na to, w jakim miejscu odbywają się ich działania, mieli gwarancję sprawnego i bezproblemowego kontaktu pomiędzy sobą. Kiedy to do nas należy obowiązek, aby zorganizowana została wideokonferencja sprzęt jest jednym z najważniejszych elementów.
Rola teleobecności w każdej firmie
Teleobeność staje się szczególnie potrzebna, kiedy profil i funkcjonowanie firmy sprawia, że wielu pracowników prowadzi swoje działania w różnym miejscach na świecie. Mimo tego, że to rozwiązanie dość kosztowne, oferuje niesamowicie wygodne warunki komunikacji dla użytkowników, które sprawiają, że Ci czują się jakby siedzieli przy jednym stole. Najlepiej tego typu urządzenia kupować od renomowanych producentów, którzy specjalizują się w produkcji sprzętów tego typu. Wszyscy inny użytkownicy, mogą jednak samodzielnie stworzyć system do wideokonferencji.
Oprócz sprzętu…
Wysokiej jakości sprzęt do wideokonferencji to podstawa, aby w ogóle ta mogła się odbyć, natomiast wiele będzie zależało także od tego, jakie posiadamy łącze internetowe. Jeśli pragniemy transmitować wysoką jakość dźwięku i obrazu, musimy pamiętać o sporych obciążeniach łącza, a w wypadku dużej liczby użytkowników, konieczne jest też, aby posiadało ono wysoką przepustowość. Dodatkowo, często nie tylko obraz stanowi dla nas priorytet. Czasami warto się zastanowić, czy nie lepiej postawić na uwydatnienie zupełnie innych parametrów.
Co w związku z kamerą?
Odpowiednia kamera do wideokonferencji obecna u każdego uczestnika rozmowy, pozwala stworzyć należyte warunki do komunikacji. Niektórzy zdecydują się na komunikację za pomocą samego głosu, a wówczas kamera będzie już zbędna. Zadbajmy o to, aby obraz kamery nie obejmować żadnych nieodpowiednich elementów. Powinniśmy wybierać tylko takie kamery, który umożliwiają wielopłaszczyznową regulacją np. tryb panoramiczny oraz szerokokątny. Minimalne parametry kamery, muszą zapewnić nam przynajmniej jakość 720p oraz proporcje 16:9. Alternatywą jest kamera wbudowana w laptopa, chociaż ta nie będzie w stanie zapewnić nam dobrej jakości obrazu, a samo ustawienie jej pod odpowiednim kątem stwarza już wiele problemów.
Mikrofon nie jest konieczny!
Oczywiście podstawą w wypadku każdej wideokonferencji jest kamera, natomiast sporo modeli będzie taż posiadać wbudowany mikrofon, a niektóre nawet zestaw słuchawkowy. Wygoda tego urządzenia jest bardzo istotna, aczkolwiek nie może ono zasłaniać twarzy użytkownika. Posiadanie słuchawek przez wszystkich, pozwala uniknąć jakichkolwiek zakłóceń, a także sprzężeń zwrotnych, co bezpośrednio wpływa na jakość prowadzonej rozmowy. Częstym dylematem jest to, jaki zestaw głośnomówiący należy wybrać. Fakty są takie, że standardowe głośniki nie są najlepszym rozwiązaniem. Tylko profesjonalne zestawy słuchawkowe dają gwarancję najwyższej jakości dźwięku, a mikrofony wbudowane w kamerę, zazwyczaj nie spełniają swojej roli w stu procentach.
Do należytego przygotowania wideokonferencji, będziemy też potrzebować odpowiedniego oprogramowania. Takiego, które pozwoli na połączenie ze sobą wszystkich użytkowników. Dodatkowo, w niektórych przypadkach wystarczy sam tablet lub smartfon, a możliwe jest już zorganizowanie wirtualnej konferencji.
